Gestão orçamentária, apontando a direção certa para a sua empresa

O processo de gestão orçamentária é um dos mais importantes dentro de um empreendimento: é ele que estabelece as metas e estima os recursos necessários para atingi-las. Planos de negócios, faturamento e expansões são alguns dos elementos levados em consideração nesta etapa. Uma empresa precisa verificar rotineiramente se está caminhando na direção certa, quais ajustes devem ser realizados e em qual velocidade. Vamos conhecer, neste artigo, algumas das ferramentas de planejamento e orçamento que auxiliam os gestores a estimar os recursos necessários para alcançar seus objetivos.

As fases da gestão orçamentária

Planejamento orçamentário
É a fase inicial, quando são verificados os primeiros dados e informações históricas. As premissas orçamentárias baseadas no planejamento estratégico de curto e médio prazo são definidas nesta etapa. Os planos financeiros de receitas, despesas e investimentos do empreendimento são criados a partir dessas considerações iniciais. Dentre eles, se destacam: Levantamento da Necessidade de Capital de Giro (NCG), Projeção de Faturamento, Projeção de Deduções de Vendas (Impostos, Devoluções, Abatimentos, etc.), Orçamento de Investimentos Operacionais, Orçamento de Gastos com Pessoal, Orçamento de Despesas Operacionais e Projeção de Custos Variáveis (Matérias-Primas e Insumos). O planejamento orçamentário deve ser baseado em informações relevantes, como históricos de gastos e receitas mensais, para que o resultado seja compatível com a realidade da empresa. É como um documento contábil feito ao contrário, pois mostra os lançamentos antes destes acontecerem.

Simulação de cenários

A área de Planejamento e Controladoria consolida os planos financeiros elaborados pelos gestores responsáveis em um único plano. O cenário resultante será avaliado por todos os stakeholders da empresa. É importante que a empresa elabore algumas versões alternativas, incluindo nas mesmas, eventos possíveis e/ou prováveis como contratações e demissões de funcionários, fechamento de canais de vendas ou necessidade de novos investimentos para aumentar o faturamento. O mais comum é a elaboração de três cenários possíveis: um cenário pessimista, um cenário realista e um e um cenário otimista.

Acompanhamento orçamentário

Após a elaboração do orçamento inicial com a criação de variados cenários e a homologação de um plano orçamentário, é necessário que seja feito um acompanhamento mensal dos resultados. Desta maneira, será possível verificar se o negócio está avançando bem e se os objetivos estabelecidos estão sendo alcançados. Relatórios Gerenciais, Análises Gráficas e Indicadores de Desempenho são as três ferramentas mais importantes nesta fase. Eles ajudam os gestores a tomarem decisões racionais, amparadas em números e fatos concretos. É muito comum que escolhas erradas sejam adotadas nos negócios quando apenas as opiniões ou suposições pessoais funcionam como bússola. É importante que os gráficos e Indicadores de Desempenho incluam os valores planejados, realizados e o histórico do ano anterior. Desta maneira, é possível ter uma visão geral dos resultados planejados para o ano, verificar mês a mês se as metas estão sendo atingidas e fazer a comparação com a performance do ano anterior, de maneira que seja possível apurar o crescimento anual da empresa.

Revisões orçamentárias

É na fase de revisão orçamentária que ocorre o processo de reavaliação das metas planejadas para serem atingidas em um período determinado. O empreendimento e o mercado em que se insere sofre influência de vários fatores externos. Por esta razão, o planejamento orçamentário não deve ser rígido. As mudanças de cenário devem ser levadas em conta e incluídas na revisões orçamentárias para que este esteja sempre ajustado aos objetivos e metas do negócio. Um planejamento orçamentário desatualizado é sempre um grande perigo para a saúde de uma empresa.

Ferramentas

Tão fundamental quanto tomar a decisão de fazer a gestão orçamentária em uma empresa é a escolha da ferramenta mais adequada ao momento em que a empresa se encontra. Nas empresas em estágio inicial, muitas vezes ainda não existe uma área ou um profissional encarregado de planejamento e/ou controladoria. Estas funções são exercidas pela área financeira ou pelos próprios sócios do empreendimento. Relatórios como Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Balanço Patrimonial e Fluxo de Caixa, tão importantes para implementar a gestão orçamentária, simplesmente não existem em empresas que estão iniciando suas atividades. Há diversos modelos gratuitos de planilha para gestão orçamentária que podem ajudar empresas neste estágio. Já as empresas que se encontram em estágio intermediário normalmente contam com um controller dedicado exclusivamente à gestão orçamentária. Este profissional conta, em muitas das vezes, com o auxílio de um analista ou de um assistente de controladoria. Nestas companhias, gerentes e supervisores participam do processo de elaboração e acompanhamento do orçamento. É importante, nesse estágio, a dedicação contínua para aprimorar o processo orçamentário. Vale procurar no mercado soluções indicadas para sistematizar este procedimento. As empresas mais maduras costumam ter equipes de Planejamento e Controladoria empenhadas em fazer a gestão orçamentária. Nesta etapa, as companhias procuram detalhar mais os dados para encontrar possíveis motivos para desvios. É importante que as companhias neste estágio não se percam ao acompanhar inúmeros indicadores, vários destes sem função para seus negócios. Para evitar esta situação, é recomendado a automatização da planilha de gestão orçamentária através de um sistema, o que certamente contribuirá para a geração de expressivos ganhos de produtividade.

Vantagem competitiva

Diversas ferramentas são utilizadas hoje para manter a estabilidade financeira de um negócio. Pode-se optar por simples demonstrativos financeiros, que retratam a saúde econômica de uma empresa em um determinado momento. Mas, os empresários que desejarem mais detalhes devem optar por uma gestão financeira mais robusta, que inclua planejamento orçamentário, simulações de cenários, acompanhamento orçamentário e eventuais revisões orçamentárias. Em um cenário de competição cada vez mais acirrado, levará vantagem as empresas que melhor utilizarem as ferramentas disponíveis. A gestão orçamentária é uma dessas, e deve servir de apoio às decisões e ao controle gerencial de uma empresa. É importante ressaltar que o sucesso de um planejamento orçamentário está atrelado à flexibilidade e à capacidade para responder à mudanças da empresa. A organização de uma estrutura de planejamento e acompanhamento dos resultados de curto, médio e longo prazos e a determinação de estratégias com o objetivo de alcançar as metas da empresa são elementos fundamentais para a elaboração de um orçamento eficaz para o empreendimento.