Passo a passo: como fazer rateio de despesas entre empresas
O rateio de despesas é fundamental para proporcionar uma economia de escala, por meio do rateio de custos entre empresas. Entenda como funciona.
No Brasil, o rateio de despesas administrativas é feito de acordo com o regime de modelo contratual. Segundo conceito, um grupo econômico é um grupo de direito, sendo constituído somente por meio da celebração de instrumentos expressamente previstos em lei.
Eles se destacam pela possibilidade da subordinação de interesses individuais ao interesse do grupo. Em contraposição a esses, estão os chamados “grupos de fato”, cuja constituição não é vinculada de forma específica prevista em lei.
Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos.
Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos – também conhecido como convênio de rateio de despesas – prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais. Para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito.
De acordo com o ordenamento jurídico brasileiro, os sócios e a sociedade não se confundem. Por isso, cada uma das empresas do grupo deve ser tratada de forma individual e distinta. E deve-se apurar separadamente o seu resultado tributável, formado por receitas e despesas, sendo vedada a contabilização de despesa alheia.
A alocação de despesas por meio do contrato de compartilhamento de custos, ou convênio de rateio de despesas, não é apenas recomendável sob a ótica contábil. É imprescindível para afastar o risco de questionamento da dedutibilidade das despesas incorridas em benefício de terceiros e não compartilhadas.
Vale lembrar que a ausência de rateio pode trazer sérios problemas de natureza tributária àqueles que registram despesas comuns. Isso porque as autoridades fiscais podem reter parte desses encargos, se entenderem que eles não competem à empresa que incorreu no pagamento.
Quer saber como adotar a estrutura de compartilhamento de custos, além de seguir os métodos e critérios necessários para a determinação do valor rateado? Continue lendo esse artigo! Reunimos neste texto os principais tópicos sobre o tema.
Como fazer o rateio de despesas (ou contrato de compartilhamento de despesas)
O convênio de rateio de despesas é um contrato atípico, já que não tem previsão expressa no ordenamento jurídico nacional. Mas encontra fundamento no princípio geral da autonomia da vontade.
Na prática, trata-se de compartilhar, entre os contratantes, os recursos materiais e humanos necessários ao desempenho de suas atividades acessórias (“back office”), bem como dividir os respectivos custos e despesas.
Podem ser incluídas no rateio apenas as despesas referentes a custos de pessoal ou outras despesas, cujas atividades efetivamente sejam aproveitadas para mais de uma empresa com atividade empresarial relevante.
| O objetivo do rateio de despesas é proporcionar uma economia de escala, com a racionalização dos gastos administrativos das empresas. É celebrado entre pessoas jurídicas de um mesmo grupo econômico, concentrando-se em uma delas todas as atividades de apoio compartilhadas. |
Como acontece o rateio de despesas?
A pessoa jurídica centralizadora, ou empresa centralizadora da operação, assume em nome próprio os custos e despesas necessários. Efetuando a contratação dos recursos humanos e mão de obra, e adquirindo ou disponibilizando os bens e direitos a serem utilizados em benefício coletivo.
Em seguida, como todas as empresas do grupo econômico compartilham e utilizam os mesmos recursos, a sociedade centralizadora do rateio é ressarcida pelas demais mediante reembolso de despesas.
Ou seja, tanto as despesas quanto os custos comuns, inclusive referentes à depreciação e/ou à amortização dos bens e direitos alocados ao centro de rateio, são divididos entre todos os contratantes segundo os critérios estabelecidos no convênio.
O objetivo das partes contratantes é compartilhar a estrutura material e os recursos humanos necessários para a execução das atividades administrativas, bem como dividir os custos e as despesas correspondentes.
| A pessoa jurídica que se mantém no centro de rateios não pode buscar lucro ou qualquer vantagem patrimonial junto às demais participantes. Afinal, o objetivo final do convênio de rateio é o incremento dos resultados de todas as pessoas jurídicas envolvidas. |
Contrato de prestação de serviços x convênio de rateio de despesas
Para saber como fazer rateio de despesas, vale destacar ainda que existe diferença entre o contrato de prestação de serviços e o convênio de rateio de despesas. Veja só:
Contrato de prestação de serviços: tem como objeto uma relação de troca entre as partes. Sendo que uma delas assume determinada obrigação em troca de uma prestação pecuniária da parte contrária, visando à obtenção de lucro.
Convênio de rateio de despesas: é um acordo plurilateral, visto que permite a participação de mais de duas partes, tendo como objeto a disciplina da utilização e da manutenção econômica da organização comum.
Portanto, no convênio de rateio há uma finalidade unitária. De tal modo que ele se consolida como um acordo de colaboração entre empresas visando à redução dos gastos administrativos de todas as empresas participantes.
Como vimos até aqui, os convênios de rateio de despesas não se confundem com os contratos de prestação de serviços. Da mesma forma que os reembolsos de despesas não apresentam uma natureza remuneratória. Ter clareza sobre esses aspectos é fundamental para compreender os efeitos tributários dessa modalidade.
Continue acompanhando nosso blog e saiba mais sobre diversos assuntos administrativos, tributários e societários.
Comments (42)
Gostei muito. Bem claro.
Gostei muito. Bem claro.
Parabéns, estarei compartilhando.
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Matéria excelente!
Ola Ronaldo,
Obrigada pelo comentário
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Ola Ronaldo,
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Parabéns. Excelente artigo.
Muito Obrigada, Claudio.
Importante saber que estamos agregando conhecimento para nossa audiência.
Abs.
Taísa – Mkt Apsis
Parabéns. Excelente artigo.
Muito Obrigada, Claudio.
Importante saber que estamos agregando conhecimento para nossa audiência.
Abs.
Taísa – Mkt Apsis
Sensacional! Foi o mais completo que achei! Parabéns.
Muito obrigada, Bruna.
Um prazer dividir informação de qualidade com a nossa audiência.
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Muito obrigada, Bruna.
Um prazer dividir informação de qualidade com a nossa audiência.
Muito bom. O mais completo acerca do assunto que encontrei. Agora uma dúvida existe incidência de IOF sobre esses reembolso? Corre-se o risco de entendimento de contrato de mútuo?
Muito bom. O mais completo acerca do assunto que encontrei. Agora uma dúvida existe incidência de IOF sobre esses reembolso? Corre-se o risco de entendimento de contrato de mútuo?
Gostei muito, parabéns
Gostei muito, parabéns
Este rateio das despesas pode ocorrer no caso de mão de obra de fabricação. Os funcionários são registrados pela Empresa A – porém trabalha para projetos da empresa B – Posso cobrar através de nota de débito?
Olá Jair, tudo bem ?
Para fazer o reembolso de despesas à sociedade centralizadora do rateio, o ideal é usar as notas de débito. No rateio, esse é o documento gerado pela sociedade centralizadora para fundamentar os seus lançamentos contábeis e avisar às demais empresas contratantes sobre a existência do débito. Enfim, o valor cobrado como ressarcimento de despesa tem natureza meramente indenizatória, não devendo ser contabilizado como faturamento ou como receita, podendo ser documentado através de notas de débito ou ser demonstrado por qualquer outro meio de prova em direito admitido.
O CARF já se manifestou favorável à utilização das notas de débito. Dessa forma, as empresas podem usar o recurso com a certeza de que ele será aceito pelas autoridades fiscais.
abs e obrigada pelo comentário
Este rateio das despesas pode ocorrer no caso de mão de obra de fabricação. Os funcionários são registrados pela Empresa A – porém trabalha para projetos da empresa B – Posso cobrar através de nota de débito?
Olá Jair, tudo bem ?
Para fazer o reembolso de despesas à sociedade centralizadora do rateio, o ideal é usar as notas de débito. No rateio, esse é o documento gerado pela sociedade centralizadora para fundamentar os seus lançamentos contábeis e avisar às demais empresas contratantes sobre a existência do débito. Enfim, o valor cobrado como ressarcimento de despesa tem natureza meramente indenizatória, não devendo ser contabilizado como faturamento ou como receita, podendo ser documentado através de notas de débito ou ser demonstrado por qualquer outro meio de prova em direito admitido.
O CARF já se manifestou favorável à utilização das notas de débito. Dessa forma, as empresas podem usar o recurso com a certeza de que ele será aceito pelas autoridades fiscais.
abs e obrigada pelo comentário
Excelente trabalho. Tenho dúvidas apenas quanto a possível devolução de valores cobrados indevidamente. Imagine que a centralizadora tenha pago valores em duplicidade e, portanto, a despesa tenha sido cobrada duas vezes de uma das participantes do convênio de rateio. Como a empresa participante pode reaver esse valor?
Olá Debora,
obrigada pelo contato.
Entendemos que o processo de devolução pode ser via nota de débito ou apenas transferência do valor como correção de erro por ter sido feito em duplicidade, a depender dos processos internos da empresa.
Obrigada
Excelente trabalho. Tenho dúvidas apenas quanto a possível devolução de valores cobrados indevidamente. Imagine que a centralizadora tenha pago valores em duplicidade e, portanto, a despesa tenha sido cobrada duas vezes de uma das participantes do convênio de rateio. Como a empresa participante pode reaver esse valor?
Olá Debora,
obrigada pelo contato.
Entendemos que o processo de devolução pode ser via nota de débito ou apenas transferência do valor como correção de erro por ter sido feito em duplicidade, a depender dos processos internos da empresa.
Obrigada
Parabéns… perfeito direto objetivo e esclarecedor.
Obrigada Rogelio pelo comentário !
Parabéns… perfeito direto objetivo e esclarecedor.
Obrigada Rogelio pelo comentário !
Muito bom, parabéns.
Obrigada Fernando pelo comentário!
Muito bom, parabéns.
Obrigada Fernando pelo comentário!
Excelente comentário!
Em caso de empresas familiares, e entidades distintas, só posso fazer estes rateios mediante a formação e registro de um grupo econômico?
Olá Walter, obrigada pelo comentário.
“Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos. Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos – também conhecido como convênio de rateio de despesas – prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito. ”
Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com marcia.calmon@apsis.com.br
Excelente comentário!
Em caso de empresas familiares, e entidades distintas, só posso fazer estes rateios mediante a formação e registro de um grupo econômico?
Olá Walter, obrigada pelo comentário.
“Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos. Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos – também conhecido como convênio de rateio de despesas – prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito. ”
Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com marcia.calmon@apsis.com.br
Sendo assim, mesmo que as empresas envolvidas sejam de parentes, contudo que não tenham participações recíprocas ou mesmo, que não exista influência na administração, o uso de Nota de Débitos/ rateio não teria respaldo dada a inexistência de vínculos econômicos, correto?
Awesome article post.Thanks Again. Keep writing.
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