Passo a passo: como fazer rateio de despesas entre empresas

No Brasil, o rateio de despesas é feito de acordo com o regime de modelo contratual. Segundo conceito, um grupo econômico é um grupo de direito, sendo constituído somente por meio da celebração de instrumentos expressamente previstos em lei. Eles se destacam pela possibilidade da subordinação de interesses individuais ao interesse do grupo. Em contraposição a esses, estão os chamados “grupos de fato”, cuja constituição não é vinculada de forma específica prevista em lei.  Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos.Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos - também conhecido como convênio de rateio de despesas - prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito.  De acordo com o ordenamento jurídico brasileiro, os sócios e a sociedade não se confundem. Por isso, cada uma das empresas do grupo deve ser tratada de forma individual e distinta e deve-se apurar separadamente o seu resultado tributável, formado por receitas e despesas, sendo vedada a contabilização de despesa alheia.  A alocação de despesas por meio do contrato de compartilhamento de custos, ou convênio de rateio de despesas, não é apenas recomendável sob a ótica contábil, é imprescindível para afastar o risco de questionamento da dedutibilidade das despesas incorridas em benefício de terceiros e não compartilhadas.  Vale lembrar que a ausência de rateio pode trazer sérios problemas de natureza tributária àqueles que registram despesas comuns. Isso porque as autoridades fiscais podem reter parte desses encargos, se entenderem que eles não competem à empresa que incorreu no pagamento. Quer saber como adotar a estrutura de compartilhamento de custos, além de  seguir os métodos e critérios necessários para a determinação do valor rateado? Continue lendo esse artigo! Reunimos neste texto os principais tópicos sobre o tema. Confira!

Como fazer o rateio de despesas (ou contrato de compartilhamento de despesas)

O convênio de rateio de despesas é um contrato atípico, já que não tem previsão expressa no ordenamento jurídico nacional, mas encontra fundamento no princípio geral da autonomia da vontade. Na prática, trata-se de compartilhar, entre os contratantes, os recursos materiais e humanos necessários ao desempenho de suas atividades acessórias (“back office”), bem como dividir os respectivos custos e despesas.  Podem ser incluídas no rateio apenas as despesas referentes a custos de pessoal ou outras despesas, cujas atividades efetivamente sejam aproveitadas para mais de uma empresa com atividade empresarial relevante.
O objetivo do rateio de despesas é proporcionar uma economia de escala, com a racionalização dos gastos administrativos das empresas. É celebrado entre pessoas jurídicas de um mesmo grupo econômico, concentrando-se em uma delas todas as atividades de apoio compartilhadas. 

Como acontece o rateio de despesas? 

A pessoa jurídica centralizadora assume em nome próprio os custos e despesas necessários, efetuando a contratação dos recursos humanos e adquirindo ou disponibilizando os bens e direitos a serem utilizados em benefício coletivo.  Em seguida, como todas as empresas do grupo econômico compartilham e utilizam os mesmos recursos, a sociedade centralizadora do rateio é ressarcida pelas demais mediante reembolso de despesas. Ou seja, tanto as despesas quanto os custos comuns, inclusive referentes à depreciação e/ou à amortização dos bens e direitos alocados ao centro de rateio, são divididos entre todos os contratantes segundo os critérios estabelecidos no convênio.  O objetivo das partes contratantes é compartilhar a estrutura material e os recursos humanos necessários para a execução das atividades administrativas, bem como dividir os custos e as despesas correspondentes.
A pessoa jurídica que se mantém no centro de rateios não pode buscar  lucro ou qualquer vantagem patrimonial junto às demais participantes. Afinal, o objetivo final do convênio de rateio é o incremento dos resultados de todas as pessoas jurídicas envolvidas. 
Para saber como fazer rateio de despesas, vale destacar ainda que existe diferença entre o contrato de prestação de serviços e o convênio de rateio de despesas. Veja só: Contrato de prestação de serviços: tem como objeto uma relação de troca entre as partes, sendo que uma delas assume determinada obrigação em troca de uma prestação pecuniária da parte contrária, visando à obtenção de lucro .  Convênio de rateio de despesas: é um acordo plurilateral, visto que permite a participação de mais de duas partes, tendo como objeto a disciplina da utilização e da manutenção econômica da organização comum. Portanto, no convênio de rateio há uma finalidade unitária, de tal modo que ele se consolida como um acordo de colaboração entre empresas visando à redução dos gastos administrativos de todas as empresas participantes. Como vimos até aqui, os convênios de rateio de despesas não se confundem com os contratos de prestação de serviços, da mesma forma que os reembolsos de despesas não apresentam uma natureza remuneratória. Ter clareza sobre esses aspectos é fundamental para compreender os efeitos tributários dessa modalidade.

Rateio de despesas entre sociedades do mesmo grupo econômico 

No Brasil, o rateio de despesas é feito de acordo com o regime de modelo contratual. Segundo conceito, um grupo econômico é um grupo de direito, sendo constituído somente por meio da celebração de instrumentos expressamente previstos em lei. Eles se destacam pela possibilidade da subordinação de interesses individuais ao interesse do grupo. Em contraposição a esses, estão os chamados “grupos de fato”, cuja constituição não é vinculada de forma específica prevista em lei.  Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos.Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos - também conhecido como convênio de rateio de despesas - prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito.  De acordo com o ordenamento jurídico brasileiro, os sócios e a sociedade não se confundem. Por isso, cada uma das empresas do grupo deve ser tratada de forma individual e distinta e deve-se apurar separadamente o seu resultado tributável, formado por receitas e despesas, sendo vedada a contabilização de despesa alheia.  A alocação de despesas por meio do contrato de compartilhamento de custos, ou convênio de rateio de despesas, não é apenas recomendável sob a ótica contábil, é imprescindível para afastar o risco de questionamento da dedutibilidade das despesas incorridas em benefício de terceiros e não compartilhadas.  Vale lembrar que a ausência de rateio pode trazer sérios problemas de natureza tributária àqueles que registram despesas comuns. Isso porque as autoridades fiscais podem reter parte desses encargos, se entenderem que eles não competem à empresa que incorreu no pagamento. Quer saber como adotar a estrutura de compartilhamento de custos, além de  seguir os métodos e critérios necessários para a determinação do valor rateado? Continue lendo esse artigo! Reunimos neste texto os principais tópicos sobre o tema. Confira!

Como fazer o rateio de despesas (ou contrato de compartilhamento de despesas)

O convênio de rateio de despesas é um contrato atípico, já que não tem previsão expressa no ordenamento jurídico nacional, mas encontra fundamento no princípio geral da autonomia da vontade. Na prática, trata-se de compartilhar, entre os contratantes, os recursos materiais e humanos necessários ao desempenho de suas atividades acessórias (“back office”), bem como dividir os respectivos custos e despesas.  Podem ser incluídas no rateio apenas as despesas referentes a custos de pessoal ou outras despesas, cujas atividades efetivamente sejam aproveitadas para mais de uma empresa com atividade empresarial relevante.
O objetivo do rateio de despesas é proporcionar uma economia de escala, com a racionalização dos gastos administrativos das empresas. É celebrado entre pessoas jurídicas de um mesmo grupo econômico, concentrando-se em uma delas todas as atividades de apoio compartilhadas. 

Como acontece o rateio de despesas? 

A pessoa jurídica centralizadora assume em nome próprio os custos e despesas necessários, efetuando a contratação dos recursos humanos e adquirindo ou disponibilizando os bens e direitos a serem utilizados em benefício coletivo.  Em seguida, como todas as empresas do grupo econômico compartilham e utilizam os mesmos recursos, a sociedade centralizadora do rateio é ressarcida pelas demais mediante reembolso de despesas. Ou seja, tanto as despesas quanto os custos comuns, inclusive referentes à depreciação e/ou à amortização dos bens e direitos alocados ao centro de rateio, são divididos entre todos os contratantes segundo os critérios estabelecidos no convênio.  O objetivo das partes contratantes é compartilhar a estrutura material e os recursos humanos necessários para a execução das atividades administrativas, bem como dividir os custos e as despesas correspondentes.
A pessoa jurídica que se mantém no centro de rateios não pode buscar  lucro ou qualquer vantagem patrimonial junto às demais participantes. Afinal, o objetivo final do convênio de rateio é o incremento dos resultados de todas as pessoas jurídicas envolvidas. 
Para saber como fazer rateio de despesas, vale destacar ainda que existe diferença entre o contrato de prestação de serviços e o convênio de rateio de despesas. Veja só: Contrato de prestação de serviços: tem como objeto uma relação de troca entre as partes, sendo que uma delas assume determinada obrigação em troca de uma prestação pecuniária da parte contrária, visando à obtenção de lucro .  Convênio de rateio de despesas: é um acordo plurilateral, visto que permite a participação de mais de duas partes, tendo como objeto a disciplina da utilização e da manutenção econômica da organização comum. Portanto, no convênio de rateio há uma finalidade unitária, de tal modo que ele se consolida como um acordo de colaboração entre empresas visando à redução dos gastos administrativos de todas as empresas participantes. Como vimos até aqui, os convênios de rateio de despesas não se confundem com os contratos de prestação de serviços, da mesma forma que os reembolsos de despesas não apresentam uma natureza remuneratória. Ter clareza sobre esses aspectos é fundamental para compreender os efeitos tributários dessa modalidade.

Rateio de despesas entre sociedades do mesmo grupo econômico 

No Brasil, o rateio de despesas é feito de acordo com o regime de modelo contratual. Segundo conceito, um grupo econômico é um grupo de direito, sendo constituído somente por meio da celebração de instrumentos expressamente previstos em lei. Eles se destacam pela possibilidade da subordinação de interesses individuais ao interesse do grupo. Em contraposição a esses, estão os chamados “grupos de fato”, cuja constituição não é vinculada de forma específica prevista em lei.  Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos.Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos - também conhecido como convênio de rateio de despesas - prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito.  De acordo com o ordenamento jurídico brasileiro, os sócios e a sociedade não se confundem. Por isso, cada uma das empresas do grupo deve ser tratada de forma individual e distinta e deve-se apurar separadamente o seu resultado tributável, formado por receitas e despesas, sendo vedada a contabilização de despesa alheia.  A alocação de despesas por meio do contrato de compartilhamento de custos, ou convênio de rateio de despesas, não é apenas recomendável sob a ótica contábil, é imprescindível para afastar o risco de questionamento da dedutibilidade das despesas incorridas em benefício de terceiros e não compartilhadas.  Vale lembrar que a ausência de rateio pode trazer sérios problemas de natureza tributária àqueles que registram despesas comuns. Isso porque as autoridades fiscais podem reter parte desses encargos, se entenderem que eles não competem à empresa que incorreu no pagamento. Quer saber como adotar a estrutura de compartilhamento de custos, além de  seguir os métodos e critérios necessários para a determinação do valor rateado? Continue lendo esse artigo! Reunimos neste texto os principais tópicos sobre o tema. Confira!

Como fazer o rateio de despesas (ou contrato de compartilhamento de despesas)

O convênio de rateio de despesas é um contrato atípico, já que não tem previsão expressa no ordenamento jurídico nacional, mas encontra fundamento no princípio geral da autonomia da vontade. Na prática, trata-se de compartilhar, entre os contratantes, os recursos materiais e humanos necessários ao desempenho de suas atividades acessórias (“back office”), bem como dividir os respectivos custos e despesas.  Podem ser incluídas no rateio apenas as despesas referentes a custos de pessoal ou outras despesas, cujas atividades efetivamente sejam aproveitadas para mais de uma empresa com atividade empresarial relevante.
O objetivo do rateio de despesas é proporcionar uma economia de escala, com a racionalização dos gastos administrativos das empresas. É celebrado entre pessoas jurídicas de um mesmo grupo econômico, concentrando-se em uma delas todas as atividades de apoio compartilhadas. 

Como acontece o rateio de despesas? 

A pessoa jurídica centralizadora assume em nome próprio os custos e despesas necessários, efetuando a contratação dos recursos humanos e adquirindo ou disponibilizando os bens e direitos a serem utilizados em benefício coletivo.  Em seguida, como todas as empresas do grupo econômico compartilham e utilizam os mesmos recursos, a sociedade centralizadora do rateio é ressarcida pelas demais mediante reembolso de despesas. Ou seja, tanto as despesas quanto os custos comuns, inclusive referentes à depreciação e/ou à amortização dos bens e direitos alocados ao centro de rateio, são divididos entre todos os contratantes segundo os critérios estabelecidos no convênio.  O objetivo das partes contratantes é compartilhar a estrutura material e os recursos humanos necessários para a execução das atividades administrativas, bem como dividir os custos e as despesas correspondentes.
A pessoa jurídica que se mantém no centro de rateios não pode buscar  lucro ou qualquer vantagem patrimonial junto às demais participantes. Afinal, o objetivo final do convênio de rateio é o incremento dos resultados de todas as pessoas jurídicas envolvidas. 
Para saber como fazer rateio de despesas, vale destacar ainda que existe diferença entre o contrato de prestação de serviços e o convênio de rateio de despesas. Veja só: Contrato de prestação de serviços: tem como objeto uma relação de troca entre as partes, sendo que uma delas assume determinada obrigação em troca de uma prestação pecuniária da parte contrária, visando à obtenção de lucro .  Convênio de rateio de despesas: é um acordo plurilateral, visto que permite a participação de mais de duas partes, tendo como objeto a disciplina da utilização e da manutenção econômica da organização comum. Portanto, no convênio de rateio há uma finalidade unitária, de tal modo que ele se consolida como um acordo de colaboração entre empresas visando à redução dos gastos administrativos de todas as empresas participantes. Como vimos até aqui, os convênios de rateio de despesas não se confundem com os contratos de prestação de serviços, da mesma forma que os reembolsos de despesas não apresentam uma natureza remuneratória. Ter clareza sobre esses aspectos é fundamental para compreender os efeitos tributários dessa modalidade.

Rateio de despesas entre sociedades do mesmo grupo econômico 

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Comments (43)

  • Eliseu Martins Reply

    Gostei muito. Bem claro.

    10/03/2020 at 17:56
  • Eliseu Martins Reply

    Gostei muito. Bem claro.

    10/03/2020 at 17:56
  • Jorge de Valois Reply

    Parabéns, estarei compartilhando.

    11/03/2020 at 10:29
  • Jorge de Valois Reply

    Parabéns, estarei compartilhando.

    11/03/2020 at 10:29
  • Ronaldo Freitas Reply

    Matéria excelente!

    09/06/2020 at 12:18
    • admin Reply

      Ola Ronaldo,

      Obrigada pelo comentário

      09/06/2020 at 12:38
  • Ronaldo Freitas Reply

    Matéria excelente!

    09/06/2020 at 12:18
    • admin Reply

      Ola Ronaldo,

      Obrigada pelo comentário

      09/06/2020 at 12:38
  • Claudio Sroka Reply

    Parabéns. Excelente artigo.

    21/06/2020 at 22:43
    • admin Reply

      Muito Obrigada, Claudio.
      Importante saber que estamos agregando conhecimento para nossa audiência.
      Abs.
      Taísa – Mkt Apsis

      22/06/2020 at 11:03
  • Claudio Sroka Reply

    Parabéns. Excelente artigo.

    21/06/2020 at 22:43
    • admin Reply

      Muito Obrigada, Claudio.
      Importante saber que estamos agregando conhecimento para nossa audiência.
      Abs.
      Taísa – Mkt Apsis

      22/06/2020 at 11:03
  • Bruna Loiola Reply

    Sensacional! Foi o mais completo que achei! Parabéns.

    22/06/2020 at 15:17
    • admin Reply

      Muito obrigada, Bruna.
      Um prazer dividir informação de qualidade com a nossa audiência.

      22/06/2020 at 16:30
  • Bruna Loiola Reply

    Sensacional! Foi o mais completo que achei! Parabéns.

    22/06/2020 at 15:17
    • admin Reply

      Muito obrigada, Bruna.
      Um prazer dividir informação de qualidade com a nossa audiência.

      22/06/2020 at 16:30
  • JAQUELINE Reply

    Muito bom. O mais completo acerca do assunto que encontrei. Agora uma dúvida existe incidência de IOF sobre esses reembolso? Corre-se o risco de entendimento de contrato de mútuo?

    29/07/2020 at 15:24
  • JAQUELINE Reply

    Muito bom. O mais completo acerca do assunto que encontrei. Agora uma dúvida existe incidência de IOF sobre esses reembolso? Corre-se o risco de entendimento de contrato de mútuo?

    29/07/2020 at 15:24
  • martelene carvalhaes pereira Reply

    Gostei muito, parabéns

    09/08/2020 at 16:17
  • martelene carvalhaes pereira Reply

    Gostei muito, parabéns

    09/08/2020 at 16:17
  • Iesa Projetos Reply

    Este rateio das despesas pode ocorrer no caso de mão de obra de fabricação. Os funcionários são registrados pela Empresa A – porém trabalha para projetos da empresa B – Posso cobrar através de nota de débito?

    02/09/2020 at 11:21
    • admin Reply

      Olá Jair, tudo bem ?

      Para fazer o reembolso de despesas à sociedade centralizadora do rateio, o ideal é usar as notas de débito. No rateio, esse é o documento gerado pela sociedade centralizadora para fundamentar os seus lançamentos contábeis e avisar às demais empresas contratantes sobre a existência do débito. Enfim, o valor cobrado como ressarcimento de despesa tem natureza meramente indenizatória, não devendo ser contabilizado como faturamento ou como receita, podendo ser documentado através de notas de débito ou ser demonstrado por qualquer outro meio de prova em direito admitido.

      O CARF já se manifestou favorável à utilização das notas de débito. Dessa forma, as empresas podem usar o recurso com a certeza de que ele será aceito pelas autoridades fiscais.

      abs e obrigada pelo comentário

      02/09/2020 at 17:42
  • Iesa Projetos Reply

    Este rateio das despesas pode ocorrer no caso de mão de obra de fabricação. Os funcionários são registrados pela Empresa A – porém trabalha para projetos da empresa B – Posso cobrar através de nota de débito?

    02/09/2020 at 11:21
    • admin Reply

      Olá Jair, tudo bem ?

      Para fazer o reembolso de despesas à sociedade centralizadora do rateio, o ideal é usar as notas de débito. No rateio, esse é o documento gerado pela sociedade centralizadora para fundamentar os seus lançamentos contábeis e avisar às demais empresas contratantes sobre a existência do débito. Enfim, o valor cobrado como ressarcimento de despesa tem natureza meramente indenizatória, não devendo ser contabilizado como faturamento ou como receita, podendo ser documentado através de notas de débito ou ser demonstrado por qualquer outro meio de prova em direito admitido.

      O CARF já se manifestou favorável à utilização das notas de débito. Dessa forma, as empresas podem usar o recurso com a certeza de que ele será aceito pelas autoridades fiscais.

      abs e obrigada pelo comentário

      02/09/2020 at 17:42
  • Debora G. Reply

    Excelente trabalho. Tenho dúvidas apenas quanto a possível devolução de valores cobrados indevidamente. Imagine que a centralizadora tenha pago valores em duplicidade e, portanto, a despesa tenha sido cobrada duas vezes de uma das participantes do convênio de rateio. Como a empresa participante pode reaver esse valor?

    03/09/2020 at 13:40
    • admin Reply

      Olá Debora,
      obrigada pelo contato.
      Entendemos que o processo de devolução pode ser via nota de débito ou apenas transferência do valor como correção de erro por ter sido feito em duplicidade, a depender dos processos internos da empresa.
      Obrigada

      08/09/2020 at 16:21
  • Debora G. Reply

    Excelente trabalho. Tenho dúvidas apenas quanto a possível devolução de valores cobrados indevidamente. Imagine que a centralizadora tenha pago valores em duplicidade e, portanto, a despesa tenha sido cobrada duas vezes de uma das participantes do convênio de rateio. Como a empresa participante pode reaver esse valor?

    03/09/2020 at 13:40
    • admin Reply

      Olá Debora,
      obrigada pelo contato.
      Entendemos que o processo de devolução pode ser via nota de débito ou apenas transferência do valor como correção de erro por ter sido feito em duplicidade, a depender dos processos internos da empresa.
      Obrigada

      08/09/2020 at 16:21
  • Rogelio P. Nascimento Reply

    Parabéns… perfeito direto objetivo e esclarecedor.

    05/02/2021 at 15:06
    • Mariana Haritoff Reply

      Obrigada Rogelio pelo comentário !

      05/02/2021 at 15:21
  • Rogelio P. Nascimento Reply

    Parabéns… perfeito direto objetivo e esclarecedor.

    05/02/2021 at 15:06
    • Mariana Haritoff Reply

      Obrigada Rogelio pelo comentário !

      05/02/2021 at 15:21
  • Fernando Almeida Reply

    Muito bom, parabéns.

    12/02/2021 at 13:18
    • Mariana Haritoff Reply

      Obrigada Fernando pelo comentário!

      12/02/2021 at 13:28
  • Fernando Almeida Reply

    Muito bom, parabéns.

    12/02/2021 at 13:18
    • Mariana Haritoff Reply

      Obrigada Fernando pelo comentário!

      12/02/2021 at 13:28
  • Walter Reply

    Excelente comentário!
    Em caso de empresas familiares, e entidades distintas, só posso fazer estes rateios mediante a formação e registro de um grupo econômico?

    13/02/2021 at 10:23
    • Mariana Haritoff Reply

      Olá Walter, obrigada pelo comentário.

      “Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos. Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos – também conhecido como convênio de rateio de despesas – prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito. ”

      Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com marcia.calmon@apsis.com.br

      24/02/2021 at 10:52
  • Walter Reply

    Excelente comentário!
    Em caso de empresas familiares, e entidades distintas, só posso fazer estes rateios mediante a formação e registro de um grupo econômico?

    13/02/2021 at 10:23
    • Mariana Haritoff Reply

      Olá Walter, obrigada pelo comentário.

      “Os contratos envolvendo o compartilhamento de custos são, usualmente, adotados entre empresas do mesmo grupo de fato ou de direito, como forma de gerar maior sinergia e redução de custos. Via de regra, o contrato de compartilhamento de custos – também conhecido como convênio de rateio de despesas – prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais para, posteriormente, ser reembolsada mediante encaminhamento da respectiva nota de débito. ”

      Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com marcia.calmon@apsis.com.br

      24/02/2021 at 10:52
  • Amilton Amaral Reply

    Sendo assim, mesmo que as empresas envolvidas sejam de parentes, contudo que não tenham participações recíprocas ou mesmo, que não exista influência na administração, o uso de Nota de Débitos/ rateio não teria respaldo dada a inexistência de vínculos econômicos, correto?

    14/09/2021 at 21:21
  • curso de mecânica de moto Reply

    I really enjoy the blog article. Thanks Again. 317558107

    01/02/2022 at 11:01
  • SUPERSLOT Reply

    Awesome article post.Thanks Again. Keep writing.

    08/03/2022 at 12:22

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