Tecnologia de automação: Qual a melhor para sua empresa?

Recentemente, a divulgação de soluções tecnológicas que prometem eficiência, escala e redução de custos só cresce. RPA, APA, OCR, IA, BPMS, plataformas de tecnologia de automação, sistemas especialistas, low-code, no-code. A lista de soluções de automação de processos é grande e cada vez mais confusa. 

Em meio a tantas opções, pode existir a falsa sensação de que “tanto faz” ou de que toda automação de processos serve basicamente para a mesma coisa: eficiência operacional e/ou substituição de quem opera. Mas, com frequência, uma pergunta crítica passa despercebida: sua empresa sabe qual tecnologia de automação utilizar para a necessidade específica que possui? Qual é a que melhor atende ao que você precisa? 

O fato é que nenhuma tecnologia resolve tudo. Cada solução atende melhor um tipo específico de necessidade, transação, maturidade organizacional e objetivo estratégico. Ignorar isso costuma gerar frustração, desperdício de investimento e processos de implantação difíceis e demorados. 

Para uma análise efetiva sobre processos e tecnologia, é necessário olhar para três aspectos: tecnologia, processos e objetivo. 

1. Tecnologia: o mito da solução universal 

Um erro comum nas organizações é tratar a automação de processos como solução universal. Quando surge um problema operacional, a reação imediata costuma ser “precisamos automatizar”, mas automatizar o que, como e para quê? 

Cada tecnologia de automação tem sua aplicabilidade, mas também suas particularidades de implantação, de escolha e de desenvolvimento. Abaixo temos um exemplo dessa dualidade: 

• RPA é adequado para tarefas repetitivas, estruturadas e baseadas em regras. Entretanto, se as regras não existem, o RPA também não existe. 

• OCR funciona bem quando o desafio está na leitura e digitalização de documentos. É uma solução ótima, já bem difundida, mas que raramente funciona sozinha. É necessário embarcá-la dentro do processo, e isso exige estudo prévio. 

• IA agrega valor quando há grande volume de dados, padrões complexos ou necessidade de aprendizado contínuo, mas ainda custa mais do que as anteriores, além de exigir melhor infraestrutura de sistemas, como nuvem ou parceria contínua com quem fornece. 

O cenário é ainda mais complexo porque as tecnologias não competem entre si, mas se complementam dentro de uma estratégia de automação de processos. É o que chamamos de hiperautomação (ou hyperautomation). 

Como uma solução não resolve tudo, pode ser necessário que elas sejam combinadas para atender perfeitamente às necessidades e particularidades do negócio e do processo. Cada organização tem uma realidade, e a adaptação e combinação das tecnologias objetiva justamente poder atender a isso. 

Portanto, entender qual é essa combinação de acordo com as particularidades do negócio é importante para modular a melhor solução. 

2. Processos: nem todos estão prontos 

Outro ponto a ser considerado: nem todo processo pode ou deve ser automatizado da mesma forma. 

Antes de escolher uma solução tecnológica, é preciso responder às perguntas que indicam o nível de maturidade organizacional e predisposição à automação, como: 

• O processo é estável ou muda com frequência? 

• As entradas de dados são estruturadas? 

• O volume justifica automação? 

• Existe exceção demais? 

Sem esse olhar para o processo antes do aporte de tecnologia, o risco é alto: aplicar tecnologias onde um simples ajuste de fluxo resolveria (e de forma mais barata e rápida). 

Aqui, o ponto-chave é entender a maturidade do processo, onde ele está fragilizado e analisar as possíveis soluções, que podem incluir ou não soluções de tecnologia de automação. 

3. Objetivos definidos para a tecnologia mais adequada 

Mais importante do que a tecnologia em si é o objetivo que se quer atingir. 

Há tecnologias mais indicadas a depender da finalidade, como: 

• Escalar processos; 

• Reduzir erros operacionais; 

• Aumentar velocidade de execução; 

• Garantir conformidade regulatória; 

• Apoiar decisão estratégica. 

O desafio aqui é entender o motivo para alterações e melhorias no processo para guiar a mudança necessária e o viés da análise a ser executada, combinando com a melhor opção tecnológica disponível, dentro das limitações sistêmicas, processuais e orçamentárias previstas pela organização. 

Onde a maioria das empresas erra 

O erro mais comum não está na tecnologia de automação escolhida, mas na ausência de diagnóstico. 

Sem entender os três níveis com profundidade (tecnologia, processos e objetivos), as decisões acabam sendo guiadas por tendências de mercado ou promessas de fornecedores, e não pela realidade, demanda e características do negócio. Com isso, o tempo dedicado a uma solução descartada e o investimento feito não voltam. 

Como a Apsis pode ajudar sua empresa 

Para o sucesso de iniciativas de melhoria contínua, é necessário seguir a ordem correta: primeiro o diagnóstico, seguido de análise, estudo e plano de ação, e só então a tecnologia, se necessário. 

Um diagnóstico bem-conduzido permite: 

• Identificar quais processos fazem sentido automatizar; 

• Definir quais tecnologias (ou combinação delas) são mais adequadas; 

• Redesenhar fluxos com foco no objetivo final; 

• Priorizar iniciativas com maior retorno; 

• Conectar tecnologia à estratégia, e não apenas à operação. 

Tecnologia é meio, não fim. RPA, OCR, IA e tantas outras soluções só geram valor quando aplicadas no lugar certo, do jeito certo e com o objetivo certo. 

Se a sua empresa precisa de clareza antes de investir, talvez o próximo passo não seja comprar tecnologia, mas entender exatamente qual solução de automação de processos faz sentido para o seu contexto. Conte com um time de especialistas da Apsis para elaborar um diagnóstico estruturado, uma proposta de plano de ação que leve em conta cenários, redesenho de processos e sugestão das soluções tecnológicas mais adequadas, considerando maturidade organizacional, orçamento e objetivos estratégicos específicos do seu negócio. 

Fale com a Apsis e entre em contato para dar o próximo passo.