Bens móveis, como equipamentos, maquinário, mobiliário e veículos, são investimentos significativos, e uma administração inadequada desses itens pode resultar em falhas operacionais e prejuízos financeiros. Uma adequada estruturação de processos de gestão de ativos se torna, portanto, uma solução estratégica indispensável para empresas que buscam alta performance.
O que envolve uma gestão de ativos estruturada?
A estruturação de processos de gestão de ativos consiste em organizar e implementar um conjunto de práticas que garantam a utilização eficiente dos bens móveis ao longo de seu ciclo de vida. Desde a aquisição até a desmobilização, é fundamental adotar métodos claros para coordenar o uso apropriado, as manutenções regulares e o controle de cada item.
Dessa maneira, alguns procedimentos basilares são necessários:
- Inventário inicial e registro
- Levantamento: inventário completo de todos os bens móveis, incluindo descrição detalhada, número de série, fabricante, data de aquisição e valor.
- Classificação: organização dos bens em categorias funcionais, para facilitar a gestão e o controle.
- Registro: cadastramento de cada bem em um sistema de gestão patrimonial, com a atribuição de um código único de identificação.
- Avaliação e classificação
- Avaliação: determinação do valor de cada bem, considerando critérios como custo de aquisição, depreciação e valor de mercado.
- Classificação: definição da importância estratégica de cada bem para a organização, considerando fatores como utilidade, valor e criticidade.
- Controle e monitoramento
- Localização: definição de locais específicos para cada bem, com a utilização de sistemas de rastreamento, se necessário.
- Movimentação: controle de todas as movimentações dos bens, como transferências entre setores ou unidades.
- Manutenção: estabelecimento de um plano de manutenção preventiva e corretiva para garantir a vida útil dos bens.
- Avaliação de desempenho
- Análise de custos: cálculo dos custos associados à gestão dos bens móveis, como manutenção, seguros e depreciação.
- Identificação de oportunidades: análise dos dados para identificar oportunidades de otimização, como a venda de bens ociosos ou a negociação de melhores condições de compra.
- Baixa patrimonial
- Definição de critérios: estabelecimento de critérios claros para a baixa patrimonial de bens, como obsolescência, dano irreparável ou perda.
- Procedimentos: definição de procedimentos para a realização da baixa patrimonial, incluindo a emissão de documentos e a atualização do sistema de gestão.
- Relatórios e análises
- Emissão de relatórios: geração de relatórios periódicos sobre a situação do patrimônio móvel, como inventários, movimentações e custos.
- Análise dos dados: análise dos dados para identificar tendências, desvios e oportunidades de melhoria.
Por que estruturar a gestão de ativos?
A ausência de um processo bem definido para gerir bens móveis acarreta, frequentemente, duplicidade de registros, falta de controle sobre a localização e o estado dos ativos, além de dificuldades para estimar satisfatoriamente o tempo de vida útil e o valor de depreciação.
Sendo assim, entre os benefícios que uma gestão estruturada gera, podemos citar:
- Aumento da produtividade − Ao manterem os ativos móveis em boas condições, as organizações minimizam o tempo de inatividade, aumentando a produtividade e a capacidade de resposta às demandas operacionais.
- Otimização de custos − Devido às manutenções programadas e ao monitoramento contínuo, é possível evitar custos inesperados com reparos e substituir equipamentos no momento mais favorável.
- Redução de perdas e extravios − A estruturação dos processos ajuda a prevenir perdas e extravios de bens, pois contempla rotinas de controle e inventário.
- Melhor planejamento estratégico − Com dados precisos e em tempo real, a alta gestão tem as informações necessárias para tomar decisões estratégicas mais vantajosas.
- Conformidade regulatória − Uma gestão bem estruturada simplifica e assegura o cumprimento das normas e regulações aplicáveis a cada setor, livrando as empresas de multas e penalidades.
- Controle financeiro −O acompanhamento da depreciação e a gestão contábil dos ativos permite que os valores refletidos no balanço patrimonial estejam sempre alinhados com a realidade.
Conclusão
A estruturação de processos de gestão de ativos potencializa a eficiência operacional, o aumento da vida útil dos bens e a redução de custos. Também proporciona uma visão ampla e precisa do patrimônio das empresas, essencial para um gerenciamento financeiro saudável e sustentável.
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