Ativos fixos são bens de longo prazo utilizados na operação de uma empresa, como máquinas, equipamentos, veículos, imóveis, entre outros. O controle desses itens patrimoniais é fundamental para garantir a confiabilidade das informações financeiras e gerenciais da organização.
Sendo assim, o inventário e a conciliação de ativos fixos é o primeiro passo no processo de controle patrimonial. Essas atividades envolvem identificação, catalogação e registro de todos os bens de natureza permanente ou duradoura que pertencem à empresa. Isso inclui, mas não se limita a:
- Imóveis − terrenos, edifícios, instalações;
- Equipamentos − máquinas, veículos, ferramentas;
- Móveis e utensílios − mobiliário de escritório, utensílios de produção;
- Tecnologia − computadores, servidores, softwares.
Importância do controle patrimonial
- Confiabilidade das informações financeiras: o inventário e a conciliação de ativos fixos ajudam a garantir que as informações financeiras da empresa sejam precisas e atualizadas. Isso é essencial para a tomada de decisões gerenciais e para o cumprimento das obrigações legais e regulatórias.
- Otimização do uso dos ativos: o controle patrimonial permite identificar ativos ociosos ou subutilizados, o que leva a uma melhor gestão dos recursos da empresa. Isso pode resultar em redução de custos e aumento da eficiência operacional.
- Redução de riscos: o controle patrimonial ajuda a identificar riscos relacionados com os ativos, como perda, deterioração ou furto. Isso pode ajudar a empresa a prevenir ou mitigar tais riscos.
- Melhoria da tomada de decisão: o controle patrimonial fornece elementos essenciais para a tomada de decisão gerencial. Por exemplo, as informações coletadas podem ser usadas para avaliar o desempenho da empresa e para tomar decisões de investimento em novos ativos, renovação e expansão.
Atividades de inventário e conciliação de ativos fixos
- Planejamento: definição dos objetivos, escopo, metodologia e cronograma do trabalho. Esta etapa é importante para garantir que o trabalho seja realizado de forma eficaz e eficiente.
- Coleta de dados: levantamento de informações sobre os bens da empresa, como descrição, valor, localização etc. Elas podem ser obtidas de diversas fontes, como registros contábeis, documentos fiscais, etiquetas de identificação e registros de manutenção.
- Conferência dos dados: comparação das informações coletadas com as informações contábeis. Esta etapa é importante para identificar quaisquer divergências entre os dados.
- Identificação de divergências: registro de quaisquer divergências encontradas. Elas podem ser causadas por erros de registro, perdas ou furtos.
- Saneamento: correção das divergências identificadas.
Frequência do inventário e da conciliação de ativos fixos
As empresas devem realizar o inventário e a conciliação de ativos fixos periodicamente, de acordo com a necessidade. A frequência ideal varia conforme o tamanho e a complexidade da companhia, bem como o volume de bens.
Em geral, as empresas com vasto patrimônio devem efetuar o inventário e a conciliação de ativos fixos anualmente. Já as empresas com poucos ativos podem realizar o trabalho a cada dois ou três anos.
Cabe ressaltar que não se trata de um processo único. O inventário deve ser atualizado regularmente à medida que novos ativos são adquiridos e antigos são desativados ou descartados.
Fatores relevantes na execução do trabalho
O trabalho de inventário e conciliação de ativos fixos pode ser feito internamente ou por meio de uma empresa terceirizada. A escolha da melhor opção depende das necessidades específicas de cada conjuntura e da disponibilidade de recursos.
Entretanto, em ambos os casos, é importante dispor de uma equipe experiente e familiarizada com os procedimentos de inventário e conciliação de ativos fixos. Dessa forma, é possível assegurar a precisão e a confiabilidade das informações levantadas.
Ademais, todas as etapas do processo de inventário e conciliação de ativos fixos devem ser documentadas. Isso pode ser útil para fins de auditoria ou controle interno.
Por fim, as companhias devem implementar um sistema de controle de ativos fixos para facilitar o processo de inventário e conciliação. Esse sistema deve permitir o rastreamento dos bens, incluindo sua localização, seu valor e seu histórico.
Conclusão
Garantir que os registros contábeis correspondam à realidade física dos ativos fixos não apenas promove a transparência financeira, mas também ajuda a companhia a operar de forma mais eficiente, a cumprir suas obrigações legais e fiscais e a tomar decisões estratégicas com base em informações precisas.
Portanto, o controle patrimonial é um sustentáculo para o sucesso de qualquer organização. O trabalho de inventário e conciliação de ativos fixos é uma parte fundamental da gestão de um negócio.
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